Спор «сколько я заработал в мае» почти всегда начинается с чужой памяти. У продавца своя версия, у владельца своя, у бухгалтера третья, и все три опираются на кассовую ленту, половину воспоминаний и на «ну мы же тогда ещё сидели без народу».
В Фловии этот спор решается иначе. Смена — это не «как-то работал», а запись с тремя данными: дата, сотрудник и выручка за день. Дальше из этой записи собирается всё остальное: план продаж и процент его выполнения, начисление (дневная ставка, три процента от выручки, бонус за выполнение плана), налоги, выплаты, а затем отпускные, посчитанные по правилам ТК РФ.
Ниже — весь контур от смены до расчётного листа: что владелец заносит руками, что система считает сама, где видно каждую цифру и что делать, когда сотрудник с суммой не согласен.
| Что фиксирует флорист | Где это в системе | Как это видит владелец |
|---|---|---|
| Дата, сотрудник, выручка за день | Запись смены | Сводка по сотрудникам: дни, план, факт, процент выполнения, выручка |
| Отработанные дни | Считаются по уникальным датам смен | Колонка «Факт дней» в расчёте за месяц |
| План продаж на месяц | План магазина + график выходов | План, факт и процент выполнения по каждому сотруднику |
| Дневная ставка и официальный оклад | Карточка сотрудника, история окладов | «Оклады»: ставка в день, оклад в месяц, число детей, рабочих дней |
| Отпуск | Даты, число дней, сумма отпускных, месяц вычета | «Отпускные»: сумма и вычет из оклада |
| Начисление и выплата | Считается по сменам, плану и окладам | Расчёт ЗП за месяц с печатью расчётного листа |
Почему учёт «на глаз» ломает расчёт зарплаты
Цветочный магазин живёт пиками. В обычный вторник в зале два флориста и заказы на неделю вперёд; накануне 8 Марта смена из трёх человек обслуживает поток, который в понедельник показался бы фантастикой. Выручка за день — не ровная линия, а пики, и именно в пики забывается половина смен.
Дальше начинается арифметика по памяти. «День отработал — значит получил ставку». А сколько смен? Какие? С какой выручкой? В переписке в чате нет ни одной цифры, которую можно предъявить: там «спасибо, отработал нормально». Через месяц спор идёт уже не о сменах, а о том, кто что помнит.
Откладывать «на потом» соблазнительно: пока магазин маленький, владелец помнит всех по имени. Но цветочный бизнес растёт не расширением, а наймом. Один сильный флорист уходит к конкуренту через месяц после того, как вы о нём забыли, а его смены в системе остаются без сотрудника — и разбираться придётся уже задним числом, по чужим пересказам.
Три цифры — дата, сотрудник, выручка за день — снимают большую часть проблемы сразу. Дальше считает система, а не человек, и у спора появляется общий источник правды: расчётный лист, который можно распечатать и положить на стол.
Смена: дата, сотрудник, выручка
Смена в системе — это строка, а не отчёт. В ней четыре смысловых слоя: дата, привязка к сотруднику, сумма выручки в рублях и служебные метки — откуда пришла запись (вручную или из Посифлоры) и заблокирована ли она от перезаписи.
Три способа занести смену
Руками из раздела «Смены». Владелец выбирает дату, сотрудника и вводит выручку за день. Это базовый способ, который работает всегда: магазин без учётной системы, сезонный флорист, наёмный сборщик заказов на пару дней.
Импортом из Посифлоры. Импорт открыт на тарифах «Стандарт» и «Бизнес» (в пробный период — тоже); на «Базовом» смены вносят вручную. Если магазин работает в Посифлоре, смены с выручкой подтягиваются оттуда: дата, сотрудник и сумма берутся из кассовой смены источника. Сопоставление сотрудника идёт по идентификатору, а если его нет — по фамилии, причём только когда фамилия однозначна. Импорт можно запустить и по требованию, и дозагрузкой за прошлые дни.
Самым сотрудником. У флориста есть свой раздел «Мои смены»: он видит свои смены и выходы за месяц и может завести свою смену. Система при этом не спрашивает, чью именно смену вводит сотрудник, — она подставляет его карточку сама, а чужую смену добавить не даёт. Редактировать и удалять смены может только владелец магазина.
Последний способ недооценивают, а он закрывает самый частый источник ошибок. Если флорист сам отмечает, что работал и сколько продал, спор о пропущенной смене просто не возникает: система всё равно не примет смену за другого сотрудника.
Смена без карточки сотрудника
Иногда сотрудника в системе нет: он пришёл на две смены и ушёл, или карточку просто не завели. Такую смену можно сохранить по имени, и она не потеряется. Но в расчёт зарплаты она не попадёт: считать начисление не по чему, пока у сотрудника не заведены ставка и оклад.
Именно поэтому карточки сотрудников — первое, что нужно завести. В карточке хранятся дневная ставка, официальный оклад, число детей и количество рабочих дней в месяце, и именно эти значения потом превращаются в деньги.
План продаж: месяц, разложенный по графику выходов
План в системе один на магазин: сколько выручки вы планируете сделать за месяц. Сотрудникам он достаётся по графику выходов, и это отдельная сущность — календарь рабочих дней, который тоже нужно вести.
Механика простая. План магазина делится на число дней в месяце, и получившаяся дневная норма умножается на количество рабочих дней сотрудника. У кого-то в графике 22 дня, у кого-то 16, и планы у них будут разными пропорционально загрузке. Факт выручки делится на план сотрудника и даёт процент выполнения — именно этот процент потом определяет бонус.
Два практических момента. Первый: сумма планов по сотрудникам может немного отличаться от месячной суммы, потому что дневная норма умножается на разное число дней у разных людей. Эталоном для общего процента выполнения остаётся введённый месячный план. Второй: план и график связаны, поэтому график выходов стоит завести до того, как вы начнёте считать бонусы, иначе планы пересчитаются вслед за графиком.
Сколько цветов магазину нужно в неделю, чтобы вообще понимать, из чего складывать план, разобрано отдельно: сколько цветов нужно магазину в неделю.
Из чего складывается начисление
Начисление за месяц собирается из трёх слагаемых и проходит через налог. Считается оно по формуле, которую видно целиком: отработанные дни умножаются на дневную ставку, к этому добавляется процент от выручки и бонус за выполнение плана.
| Шаг расчёта | Что берётся за основу | Где это в системе |
|---|---|---|
| Отработанные дни | уникальные даты, в которые у сотрудника есть смена | Смены за месяц, сводка по сотрудникам |
| Дневная ставка | карточка сотрудника | Раздел «Сотрудники», карточка |
| Процент от выручки | сумма выручки сотрудника за месяц, округление до десятков рублей | Сводка по сотрудникам |
| Бонус за выполнение плана | месячный план магазина, рабочие дни сотрудника, факт выручки | План на месяц плюс смены |
| Официальный оклад | карточка сотрудника или история окладов за месяц | Модальное окно «Оклады», история окладов за год |
| НДФЛ | пропорциональный оклад за вычетом вычетов на детей | Расчёт ЗП за месяц |
| Отпускные | начисления за 12 месяцев, 29,3 дня, исключённые дни | «Отпускные» и начисления за период |
| Итог к выплате | начисление плюс отпускные минус НДФЛ | Расчёт ЗП, печать расчётного листа |
Дневная ставка и официальный оклад — две разные цифры
Их путают чаще всего, поэтому разложим сразу.
Дневная ставка — сколько сотрудник получает за один отработанный день. Это часть сменочной оплаты: она растёт вместе с числом смен, и именно её умножают на фактически отработанные дни.
Официальный оклад — фиксированная сумма за месяц при полной занятости. Она нужна для налогов, взносов, пропорционального уменьшения при отпуске и для расчёта отпускных по ТК РФ. В расчёте за месяц это две разные строки, и их нельзя складывать в одну.
Вместе они дают понятную картину: сколько сотрудник фактически отработал и сколько ему положено по трудовому договорённостям независимо от загрузки.
Три процента от выручки
Процент от выручки считается по сменам сотрудника за месяц: три процента от суммы, округлённые до десятков рублей. Это самая «цветочная» часть расчёта — она напрямую связана с тем, сколько магазин продал в смену.
Округление здесь не случайно: выручка в цветах — это десятки отдельных чеков, и без округления итог уезжал бы на копейки в каждом расчёте. Десяток рублей — компромисс между точностью и читаемостью расчётного листа.
Важно понимать границу: три процента начисляются на выручку, записанную в сменах. Если смена не заведена или в ней пустая выручка, процент не начислится. Дисциплина смен здесь напрямую конвертируется в деньги.
Бонус за выполнение плана
Второе слагаемое зависит от процента выполнения плана. Чем ближе сотрудник к плану, тем выше базовая ставка бонуса, а перевыполнение оплачивается отдельно — повышенной долей от превышения.
| Выполнение плана | Бонус от факта выручки | Доплата за превышение плана |
|---|---|---|
| меньше 70% | нет | нет |
| 70–80% | 0,2% | нет |
| 80–90% | 0,5% | нет |
| 90–100% | 0,7% | нет |
| 100–115% | 0,7% | 10% от суммы превышения |
| 115% и выше | 0,7% | 15% от суммы превышения |
Порог в 70% — это не «не работаешь», а «план для этого сотрудника нереален». Магазин с двумя флористами и сезонными пиками почти всегда не выбирает месячный план по потолку: план, который почти невозможно выполнить, обнуляет бонусный механизм и превращает его в формальность.
НДФЛ, вычеты на детей и страховые взносы
Дальше расчёт уходит в налоги, и здесь важно не путать то, что платит сотрудник, с тем, что платит владелец.
НДФЛ 13% считается не со всей выручки и не со всего начисления, а с официальной части: пропорциональный оклад минус вычеты на детей. Сотрудник на руки получает меньше, чем начислено, — это нормально, и в расчётном листе эти строки видны отдельно.
Вычеты на детей — 1 400 рублей на первых двух детей и 3 000 на каждого следующего. Вычет действует, пока совокупный доход с начала года не превысил 350 000 рублей; после этого система прекращает применять вычет и помечает это прямо в расчёте. Именно поэтому оклады хранятся помесячно: доход считается по истории, а не по текущей ставке.
Страховые взносы платит владелец, и они не уменьшают выплату сотруднику. В расчёте они показаны отдельными строками: 22% в ПФР, 2,9% в ФСС, 5,1% в ФОМС и 0,2% в ОСС — от официальной части вместе с отпускными. Это не «зарплата минус ещё немного», а другая сторона того же расчёта, и видеть её нужно, чтобы понимать реальную стоимость сотрудника.
Пример расчёта
Пример: подставьте свои цифры. Флорист отработал 22 смены, дневная ставка 2 000 рублей, выручка его смен за месяц — 180 000 рублей. План магазина на месяц — 600 000 рублей, в месяце 30 дней, у сотрудника 22 рабочих дня, поэтому его план — 440 000 рублей, а факт даёт 40,9% выполнения.
Начисление: 2 000 × 22 = 44 000 рублей за смены, три процента от выручки — 5 400 рублей, бонус за план — ноль, потому что выполнение ниже 70%. Итого начислено 49 400 рублей. Официальный оклад 60 000 рублей, один ребёнок — вычет 1 400. НДФЛ: (60 000 − 1 400) × 13% = 7 618 рублей. К выплате — 41 782 рубля.
Отпускные по ТК РФ
Отпускные — самая непростая часть расчёта, потому что считаются не от текущего оклада, а от среднего заработка за последние двенадцать месяцев.
Механика такая. За год берутся начисления по сотруднику: сколько он получал в каждом месяце. Каждый месяц переводится в число учитываемых дней: полный месяц — 29,3 дня, а месяц с болезнью или отпуском — 29,3, делённые на календарные дни месяца, умноженные на оставшиеся. Все начисления складываются, все дни складываются, и средний дневной заработок получается делением первого на второе. Сумма отпускных — средний дневной заработок, умноженный на число дней отпуска.
Число 29,3 здесь не выдумано: это среднее число календарных дней в месяце за год, и именно так считают средний дневной заработок для отпускных. Округление и исключённые дни нельзя игнорировать — иначе сумма отпускных разойдётся с расчётом бухгалтера.
Отпускные заводятся отдельной записью: сотрудник, месяц начисления, даты начала и конца, число дней (от 1 до 62) и сумма. Сумму можно задать вручную, если расчёт не совпадает с вашим решением по договорённостям, — но сначала стоит посмотреть, что посчитал автоматический расчёт.
Пропорциональный оклад и вычет за дни отпуска
Отпуск влияет не только на выплату, но и на сам оклад за месяц, в котором отпуск выпал.
Считается это через пропорцию. Берётся число дней, когда сотрудник фактически работал, и число рабочих дней отпуска, попавших в этот месяц. Их сумма — это знаменатель, а числитель — отработанные дни. Официальный оклад, умноженный на эту долю, и есть пропорциональный оклад за месяц. Разница между полным окладом и пропорциональным и есть удержание за дни отпуска.
Пример: подставьте свои цифры. Оклад 60 000 рублей, в месяце сотрудник отработал 12 дней и 10 рабочих дней был в отпуске. Знаменатель — 22 дня, пропорциональный оклад — 60 000 × 12/22 = 32 727 рублей. Удержание за отпуск — 27 273 рубля. Именно с пропорционального оклада считается НДФЛ и взносы, поэтому цифры в расчёте меняются согласованно.
В каком месяце вычитать
Отпуск может начаться в одном месяце, а расчёт выплат — в другом. В записи об отпускных есть отдельное поле: месяц, в котором вычитать рабочие дни отпуска из оклада. По умолчанию там «Авто»: система сама берёт пересечение отпуска с тем месяцем, который считает.
Разница видна на длинном отпуске. Если сотрудник отдыхает с 25 июля по 15 августа, рабочие дни отпуска попадут и в июль, и в август. В режиме «Авто» вычет размажется по обоим месяцам пропорционально пересечению. Если по кадровому решению весь вычет должен лечь на август, поставьте месяц явно — и вычет уйдёт целиком в август.
Аванс, выплата и расчётный лист
Расчёт за месяц в системе — это таблица, где сотрудники стоят колонками, а показатели строками. Так видно и общую картину по магазину, и каждого сотрудника отдельно, без переключений.
Отдельно считается аванс. Он делит месяц пополам по дате: смены, выпадающие на числа с 1-го по 15-е, идут в аванс, остальные — в остаток. Аванс считается от пропорционального оклада пропорционально числу авансовых дней и числу рабочих дней сотрудника в месяце. Если расчёт не совпадает с тем, что вы уже выплатили, есть ручные переопределения: заданный аванс и заданное число рабочих дней в месяце. Это точка, где система уступает бухгалтерии магазина, и пользоваться ей стоит осознанно.
Результат расчёта можно распечатать — по каждому сотруднику печатается расчётный лист с показателями и итогом. Это тот самый общий источник правды, с которого начинается разбор любого спора: не «я думаю, мне должны были…», а вот расчёт по конкретному месяцу.
Когда сотрудник не согласен с начислением
Спор о зарплате — не признак плохих отношений. Чаще всего это просто расхождение в одной из трёх цифр, и все три лежат на поверхности.
Смена за не ту дату. Смена, занесённая за 31-е число, попадёт в один месяц, а не в другой. Если переносили продажи или вспоминали по памяти, проверьте даты первыми.
Пустая выручка в смене. Три процента и KPI считаются от выручки. Смена есть, а выручка не заполнена — сотрудник отработал день, но процент от выручки не получил. Это выглядит как «недоплатили процент», хотя в системе просто нет числа.
Неверные рабочие дни в графике. План сотрудника — производная от графика выходов. Один лишний рабочий день в календаре меняет и план, и процент выполнения, и бонус.
Порядок разбора простой: открыть расчёт за месяц, сверить даты смен, сверить выручку, сверить график. Дальше — распечатать лист и обсудить конкретные строки, а не общие ощущения. Когда цифра в таблице совпадает с цифрой в голове, спор заканчивается сам.
Отпуск и график выходов: две разные вещи
Их регулярно путают, потому что в жизни они выглядят похоже: в обоих случаях сотрудник не работает. В системе это два независимых списка, и каждый отвечает на свой вопрос.
График выходов — календарь плановых рабочих дней. Он отвечает на вопрос «когда сотрудник работает» и из него берётся доля месячного плана продаж. График меняют часто: человек ушёл на день раньше, кто-то заболел, в сезон добавили человека.
Отпуск — запись с датами, числом дней, суммой отпускных и месяцем вычета. Он отвечает на вопрос «за что и сколько платим» и участвует в расчёте среднего заработка.
Правило простое: выходной в графике — это не отпуск. Отпуск, попавший на выходной, не превращает рабочий день графика в рабочий день отпуска. Всё, что касается денег, живёт в отпускных; всё, что касается плана, — в графике.
Смена на кассе и смена флориста — не одно и то же
В магазине с кассой два разных понятия сливаются в речи. Кассовая смена — это фискальный интервал: её открывают на терминале и закрывают в конце дня. Смена флориста — это запись о том, кто работал и сколько продал.
Разделение важно для расчёта: выручка в смене флориста и выручка в кассе — разные данные. Кассовые продажи не подставляются в смены автоматически, и начисление считается именно по записанным сменам. Поэтому «касса закрылась, а в сменах пусто» — это не сбой системы, а незаполненные смены.
Что из этого следует на практике. Если магазин работает в Посифлоре и тариф — «Стандарт» или выше, смены с выручкой приезжают оттуда — это самый дешёвый способ вести учёт без ручного ввода. Если магазин в кассовой программе, но не в Посифлоре, выручку за день по сотрудникам придётся вносить руками: либо сам флорист через «Мои смены», либо владелец из раздела «Смены». Касса и учёт смен работают параллельно, но сходятся только через дисциплину ввода.
С чего начать: первые две недели
Настройка учёта не требует перестройки всего сразу. Разбейте её на то, что даёт результат в первую неделю, и то, что можно доделать позже.
День 1. Заведите карточки сотрудников: имена, дневные ставки, официальные оклады, число детей, рабочие дни в месяце. Без карточек не считается ничего — ни процент от выручки, ни налоги.
Дни 2–3. Отметьте график выходов и задайте план на месяц. План лучше ставить реалистичный: тот, который реально выполнить в среднем по магазину, иначе бонусный механизм будет показывать нули.
Дни 4–7. Заносите смены за прошедшую неделю — задним числом, по памяти сотрудников. Это работает: важно, чтобы записи появились до того, как вы начнёте считать зарплату. Сразу подключите «Мои смены», чтобы со второй недели флористы вносили смены сами.
Дни 8–14. Посчитайте зарплату за месяц, распечатайте расчётные листы и разберите расхождения, пока цифры свежие. Это и есть проверка: если смены заносятся регулярно, а оклады заведены, споров не будет — некому спорить, когда всё сходится.
Дальше остаётся рутина: отпускные при уходе сотрудника, история окладов при повышении, начисления за прошлые месяцы — всё это в системе хранится помесячно и переносится в расчёт автоматически.
Что закрыто по тарифам
Ничего из учётного контура. Смены с выручкой, планы продаж, начисления, отпускные и расчётный лист сами по себе к тарифу не привязаны — вести их можно и на пробном периоде, пока платформа работает бесплатно. От тарифа зависит только то, какие ещё инструменты платформы будут открыты рядом с этим учётом. А цена — напрямую.
| Тариф | Стартовая цена в месяц | Плановая цена в месяц |
|---|---|---|
| Базовый | 990 ₽ | 1 980 ₽ |
| Стандарт | 1 690 ₽ | 3 490 ₽ |
| Бизнес | 2 990 ₽ | 5 980 ₽ |
Стартовая цена действует до 10 января 2027 года. Подключившись до этой даты, вы фиксируете свою цену на 12 месяцев оплаченного периода — дальше платите по ней, а не по плановой. Первые 30 дней платформа работает бесплатно и без привязки карты.
Состав возможностей по тарифам меняется вместе с продуктом — точный список смотрите на странице тарифов.
Сколько вообще стоит содержать цветочный магазин, мы разбирали отдельно, с полной калькуляцией расходов: цена цветочного магазина. Учёт остатков цветов — вторая половина складской дисциплины, без которой выручка из смен считается, но не сходится с закупкой: учёт остатков цветочного магазина.
Отдельный контур — онлайн-продажи: как связать витрину, Telegram и Max с учётом смен, разобрано в материале о витрине магазина за 15 минут и продажах в Max и Telegram. Если магазин открывается с нуля, начните с онбординга цветочного магазина за 15 минут.
Попробовать платформу можно бесплатно: возможности для магазинов.