Учёт остатков в цветочном магазине держится на четырёх движениях товара, и записывать их нужно в тот же день, когда они случились.
- Приёмка. Приехала поставка, заводите приходную накладную и проводите её. Товар встаёт на склад, закупочная и продажная цены попадают в каталог позиции.
- Склад. Остаток по каждой позиции живёт в системе. У позиции есть порог дозакупки: как только остаток упал ниже порога, магазину приходит список «пора заказывать».
- Продажа. Когда заказ переводят в статус «доставлен», состав вычитается со склада: из букета уходят стебли и расходники.
- Списание. Негодное списывается сразу, отдельным действием, с количеством. Списанное не попадает в следующую закупку, а свежие излишки у поставщиков вы перекупаете через доску остатков со скидкой.
Если учёта не было вообще, начните с приёмки: две недели фиксации поставок дадут честную цифру остатка, а к ней потом прикручиваются пороги, автозакупка и списание. Ниже, по шагам.
| Этап движения товара | Что происходит с товаром | Что фиксируется | Где это видно в Фловио |
|---|---|---|---|
| Приёмка | Поставка приехала, товар входит в магазин | Позиция, количество, закупочная и продажная цены, поставщик | Приходные накладные: черновик, затем проведение |
| Хранение | Товар ждёт продажи, вы следите за свежестью | Текущий остаток по позиции, порог дозакупки | «Мои товары»: остаток, порог, ежедневная сводка ниже порога |
| Продажа | Заказ переведён в статус «доставлен», товар ушёл покупателю | Списание состава букета, выручка, себестоимость проданного | Заказы витрины, касса, аналитика остатков |
| Списание | Товар потерял товарный вид и больше не продаётся | Количество списанного, уменьшение остатка | Списание порчи в «Моих товарах» |
Почему учёт «на глаз» в цветочном дороже, чем кажется
Срезанная роза не ждёт лучших времён. Она вянет, теряет товарный вид, а букет из неё уже не продать по нормальной цене. В непрортящемся товаре ошибка в остатке стоит денег, в цветочном она стоит денег вдвое: сначала вы покупаете лишнее, потом выбрасываете несвежее, а спрос в это время ушёл к другому магазину.
Вторая сложность в том, что ассортимент не помещается в память. Десятки сортов и оттенков, у каждого свой срок жизни и своя цена. Продавец, который держит остатки в голове, помнит только популярные позиции. Дальше решения о закупке принимаются вслепую: либо берёте лишнее, либо остаётесь без товара в день, когда он понадобился.
Отсюда простой вывод: учёт остатков в цветочном не бухгалтерская формальность, а ежедневный инструмент продавца. Он должен отвечать на три вопроса быстро: что лежит на складе, что скоро испортится и что пора заказать.
Приёмка поставки: фиксируйте в момент привоза
Приёмка: момент, в который товар впервые попадает в учёт. Всё, что не записано здесь, потом не вспомнишь: поставщик скажет «я привёз сорок», у вас на полке окажется тридцать пять, и разбираться будете без документов.
Что записывать в накладной
В Фловио приёмка оформляется приходной накладной. Она идёт в два шага: сначала черновик, потом проведение.
В черновике вы пишете позиции, количество, закупочную цену и, если нужно, продажную цену. По умолчанию продажная считается от закупочной по вашему коэффициенту наценки, но на строке её можно переопределить вручную. Поставщика можно выбрать из справочника платформы, из своего справочника поставщиков или вписать вручную, если он ещё не работал с вами через Фловио.
Проведение меняет остаток и цены одной транзакцией: позиции зачисляются на склад, закупочная и продажная цены записываются в каталог. Пока накладная в черновике, склад не тронут, её можно править и удалять. После проведения документ закрыт: изменить или удалить его нельзя, повторное проведение отклоняется. Ошиблись в количестве? Разницу закрывают приходом или списанием, а не правкой документа.
Кроме накладной есть ручной приход на склад. Он нужен в случаях, когда поставщик привёз товар без документов или когда приёмка идёт мимо накладной: выбираете позицию, указываете количество и пишете заметку. Приход увеличивает остаток и сразу попадает в аналитику.
Приёмка по заказу: чек-лист и претензия за брак
Если поставка пришла по заказу в Фловио, приёмка оформляется чек-листом. Заказ в этот момент отправлен, и вы по каждой позиции отмечаете, сколько приняли, сколько отклонили и какая причина отклонения: недопоставка по количеству, низкое качество, повреждение при доставке или не тот товар. К позиции можно добавить комментарий и фото.
Дальше система работает сама. Принятое количество падает на склад вместе с переводом заказа в доставленный. Отклонённое уходит в автоматически созданную претензию поставщику с суммой по цене вашего заказа и сроком ответа. То есть брак возвращается деньгами, а не растворяется в вашем убытке.
Такой порядок и решает задачу «как учитывать брак»: не списывайте его молча и не прячьте в общий приход. Разделили партию на принятое и отклонённое в момент, когда поставщик ещё стоит у двери, и дальше спор решается документами.
Если каталог ведётся в Посифлоре
Магазины, которые работают с Фловио через Посифлору, подтягивают каталог вместе с остатками: позиции и закупочные цены приходят из учётной системы, а остаток по каждой позиции записывается на склад. Отдельно импортируются накладные поставок, с автопроведением, если документ проведён в источнике.
Отдельная деталь, о которой стоит знать: остатки из Посифлоры уже учитывают проведённые накладные. Поэтому импорт накладной не удваивает остаток: платформа видит, что товар уже учтён, и не прибавляет его второй раз. Накладные при этом сохраняют дату документа, а не дату импорта, так что история поставок остаётся честной.
Из Посифлоры приходят и два особых типа документов: «акт инвентаризации» и «акт пересорта». Они импортируются как накладные с соответствующим типом и не попадают в обычные списки поставок и аналитику.
Склад: один источник правды об остатках
Складской учёт отвечает на вопрос «сколько у нас чего прямо сейчас». Каждая приёмка увеличивает остаток, каждая продажа и каждое списание уменьшают. Пока все движения фиксируются, цифра в системе совпадает с полкой в холодильнике.
Главное правило: никаких движений мимо учёта. Взяли стебли для оформления витрины, отразите. Собрали букет из наличия, спишите компоненты. Исключения накапливаются медленно и незаметно, а потом превращают учёт в фикцию, которую перестаёшь открывать.
Порог дозакупки вместо заметки на полке
У каждой позиции склада есть порог дозакупки: минимальное количество, при котором товар ещё нужно заказывать. Порог задаётся один раз, дальше система работает сама. Каждое утро магазину приходит сводка позиций, у которых остаток опустился ниже порога, в Telegram и push-уведомление.
Порог удобен тем, что снимает с владельца решение «а что я забыл заказать». Вместо того чтобы обходить холодильник и вспоминать, остался ли ещё эвкалипт, вы смотрите один список. Порог лучше ставить с запасом на день-два торговли: тогда список успевает превратиться в заказ, а не в панику.
Правила автозакупки
Порог показывает проблему, но решение всё равно за вами. Правило автозакупки закрывает этот зазор. В нём три вещи: позиция, поставщик и целевой остаток, до которого нужно добрать. Правило срабатывает по расписанию, по умолчанию ежедневно: система смотрит на остаток и, если он ниже целевого, создаёт заказ поставщику на разницу.
Два условия, без которых правило не сработает. Первое: у позиции вашего каталога должна быть связь с оптовым товаром, иначе заказ не с чем создать. Второе: правило работает в тарифах, где доступна своя витрина, то есть на «Стандарте» и «Бизнесе».
Смысл правил не в том, чтобы заказать больше, а в том, чтобы заказывать без вашего участия ровно столько, сколько нужно до нижней границы. Дальше количество закупок стоит считать по истории продаж: сколько цветов уходит в неделю, поможет прикинуть сколько цветов нужно магазину в неделю.
Три вёдра вместо одной цифры
Остаток «40 роз» говорит о магазине мало. Полезнее разложить его на три части: свободные стебли, которые можно продавать прямо сейчас; резерв под уже принятые заказы; и витринный запас, который почти продан, но стебли ещё можно переиспользовать. Второй порядок, по свежести: сегодняшняя поставка, вчерашняя, позавчерашняя.
Флорист, собирающий букет, должен видеть эти разделы без разговора с владельцем. Тогда вопрос «что пустить в работу первым» решается сам собой, и скрытые потери в виде отобранных цветов и разобранных без записи стеблей становятся заметными.
Продажа: как остаток уходит из учёта
Второе движение, которое нужно видеть в цифрах, это продажа. Она приходит двумя путями: заказ с витрины магазина и продажа на кассе.
В обоих случаях сначала проверяется наличие. У букета на витрине есть состав: сколько стеблей, какого сорта и каких расходников в него входит. Перед оформлением продажи система смотрит остаток по каждой позиции состава и не даёт провести продажу, если товара не хватает.
Само списание привязано к статусу заказа. Оно происходит в момент, когда заказ переводят в статус «доставлен»: если позиция на витрине собрана из конкретных стеблей, списывается именно она, а не «цветы вообще».
Из этого следуют три вещи, о которых стоит знать заранее. Первая: пока заказ в работе (подтверждён, готовится, в доставке), остаток в системе не меняется. Вторая: отменить заказ можно до доставки, и тогда списания не будет вообще. Третья: если остатка не хватает в момент доставки, система не списывает в минус, а отклоняет операцию с сообщением «недостаточно на складе». И ещё одно правило, которое многих удивляет: если по позиции учёт вообще не заведён, списание пропускается, потому что нет записи, к которой его привязать. Пустая позиция в каталоге это не ноль остатка, а отсутствие учёта.
Обратная сторона: если у букета не заполнен состав, списывать нечего, и стебли уходят из учёта тихо. Это самая частая причина расхождений. Проверьте составы у популярных букетов: если они пустые, склад не сойдётся никогда.
Отдельный случай: заказ поставщику. Когда ваш заказ у поставщика переходит в доставленный, товар тоже зачисляется на склад. Это удобно: заказали, приняли по чек-листу, принятое само легло на склад.
Списание: гигиена склада, а не признание поражения
Списание не означает «не получилось продать». Это фиксация того, что товар уже не продаётся. Разница в отношении: увявший цветок на полке хуже пустого места, он портит впечатление от магазина и рискует попасть в чужой букет.
Когда списывать
Списывайте сразу, как заметили, и не откладывайте на «потом разберёмся». Правило простое: если товар нельзя продать сегодня по нормальной цене, он не станет продаваемым завтра.
В Фловио списание делается в «Моих товарах» по конкретной позиции: указываете количество, подтверждаете. Списание уменьшает остаток, и если остатка не хватает, система отклоняет операцию: списать больше, чем есть, не получится. Такой запрет страхует от опечаток в количестве, из-за которых потом не сойдётся вся арифметика.
Причина списания: важная часть работы, её нужно записывать там, где она возникает.
| Причина | Как распознать | Где фиксируется причина | Что делать с деньгами |
|---|---|---|---|
| Естественное увядание | Срок истёк, стебли поникли | Списание в «Моих товарах» плюс своя запись по магазину | Себестоимость уходит в убыток, остаток уменьшается |
| Низкое качество от поставщика | Партия не соответствует заказу | Чек-лист приёмки: отклонено, причина «низкое качество» | Претензия: возврат или зачёт, а не списание с вашего кармана |
| Повреждение при доставке | Помятые стебли, сломаны бутоны | Чек-лист приёмки: причина «повреждение при доставке» | Компенсация поставщиком по претензии |
| Не тот товар | Перепутан сорт, не совпало количество | Чек-лист приёмки: причина «не тот товар» | Замена или возврат по претензии |
| Недопоставка | В ящике меньше, чем в заказе | Чек-лист приёмки: причина «недопоставка по количеству» | Возврат по претензии |
| Потеря внутри магазина | Стебли ушли в букет или витрину без записи | Инвентаризация: приход или списание разницы | Внутренние потери, видны в аналитике остатков |
Как это превращается в данные
Регулярные списания дают вторую выгоду: статистику. Если каждую неделю вы видите, что один сорт уходит в отходы чаще остальных, закупка меняется сама. Вы реже заказываете то, что не берут, и чаще то, что разбирают.
На тарифе «Бизнес» этому помогает продвинутая аналитика: ABC-анализ ассортимента раскладывает позиции по вкладу в выручку, а фича «Прогноз спроса к праздникам» считает ожидаемый объём на основе истории продаж. Прогноз смотрит на заказы за последние 90 дней и на тренд за 30 дней, а горизонт у него 7 дней. Календаря праздников он не знает, поэтому надбавку к пиковой дате вы добавляете сами: пример: подставьте свои цифры.
Излишки: доска остатков со скидкой вместо списания
Не всякий излишек годится в отходы. Свежие цветы, которых больше, чем магазин успеет продать, это товар, просто не тот.
На платформе есть доска остатков со скидкой. Объявления размещают поставщики, а магазины их покупают: скидка на остатки доходит до 70 процентов, а покупка оформляется обычным заказом поставщику и попадает на склад по тем же правилам, что и обычная поставка. Это способ закупиться дёшево перед праздником, когда своя закупка уже не покрывает спрос.
Ваши собственные излишки на эту доску попасть не могут: размещение объявлений доступно поставщикам. Если у вас скопился остаток, вариантов три: снизить цену в рознице и продать по частям, собрать из него комплекты и букеты, и только потом списывать. Тот же товар, проданный со скидкой, приносит часть выручки вместо нуля.
Порядок действий с подходящим товаром
Когда срок подходит к концу, решения принимаются в строгом порядке, и каждый следующий шаг стоит денег, потерянных на предыдущем.
- Продать по обычной цене в рознице и через каналы продаж, пока товар ещё выглядит как товар.
- Собрать комплекты из того, что осталось: букет, мини-букет, «цветы в вазе», упаковка. Комплект из подсорки покупают охотнее, чем подсорку поштучно.
- Продать со скидкой постоянным клиентам, в первую очередь тем, кто берёт круглые даты.
- Купить дешевле у поставщика то, что не разобрали, если спрос на этот сорт сохранится: на доске остатков тот же товар может стоить в разы дешевле.
- Списать остаток, когда ни один из вариантов выше уже не сработает.
Шаг пятый: не отказ, а фиксация факта. Цветок, который засох в холодильнике, стоит вам закупочной цены и ноль рублей выручки, а цветок, проданный со скидкой, стоит закупочной цены и приносит часть денег.
Инвентаризация: когда цифры не сошлись
Расхождение остатков с фактом не катастрофа, а обычное дело в магазине, где много ручных движений. Расхождение становится проблемой только тогда, когда его регулярно игнорируют.
Порядок действий при расхождении
Сначала пересчитайте факт: сорт, количество, состояние. Потом найдите источник. Чаще всего источник один из трёх: стебли, взятые на витрину или в букет без списания; поставка, принятая без накладной; ошибка в количестве при ручном приходе. Разберите источник, а не симптом.
Зафиксируйте разницу через приход или списание и вернитесь к источнику: если движение мимо учёта не устранено, расхождение вернётся через неделю. К приходу можно добавить пометку, что именно вы пересчитали, а в своей рабочей записи отметьте дату инвентаризации: без даты потом не разберётесь, к какому периоду относится разница. Списание остатка делают по той же позиции, только в обратную сторону.
Инвентаризацию имеет смысл делать по расписанию, а не только когда что-то сошлось не так. Недельная сверка по позициям, которые чаще всего двигаются, снимает большую часть расхождений.
Акты инвентаризации и пересорта
Пересорка возникает, когда одна и та же позиция посчитана дважды под разными названиями или две позиции случайно объединились. В Посифлоре это отдельный документ, «акт пересорта», и в Фловио он импортируется с соответствующим типом. Акт инвентаризации приходит таким же образом.
Чтобы пересорка не заводилась у вас, держите единое название сорта и длины стебля и заводите новую позицию только тогда, когда её действительно нет в каталоге. «Роза саженцевая 60 см» и «роза саженцевая 70 см»: одна позиция с разной длиной среза, а не две.
Аналитика остатков: какие цифры смотреть каждое утро
Аналитика остатков в дашборде собирает остатки, продажи и закупки в одном блоке. Период выбирается: неделя, месяц, квартал или год. Смотрите туда каждое утро и ищите четыре вещи.
Количество позиций и стоимость остатка. Это размер замороженных денег. Если сумма растёт, а продажи стоят, значит закупка обгоняет спрос.
Позиции ниже порога и их стоимость. Сколько денег в товаре, который скоро закончится, и сколько позиций уже под порогом. Это ваш список на закупку.
Продано и себестоимость проданного за период. Позволяет считать маржу и понимать, какой товар приносит деньги, а какой только занимает место.
Расхождение «накладные минус заказы». Сколько пришло по накладным против того, что вы заказывали. Большое расхождение означает либо пересортицу, либо незафиксированную поставку.
Отдельный счётчик есть для позиций без остатка. Они не входят в стоимость остатка, но показывают, где ассортимент развалился.
Оборачиваемость: как посчитать на своих данных
Оборачиваемость отвечает на вопрос «как быстро склад превращается в деньги». Считается как средний остаток за период, делённый на продажи за тот же период. Пример: подставьте свои цифры. Если за месяц продано 1 000 стеблей, а средний остаток был 200, оборачиваемость равна 5: склад прошёл пять кругов.
Показатель удобен тем, что сравнивает запасы разных позиций между собой: у роз высокий, у зелени низкий, и это нормально, если розы дорогие и уходят за день.
Важная оговорка про данные: Фловио хранит текущий остаток и документы поставки, но не ведёт журнал всех движений. Историю списаний и приходов магазину полезно вести у себя, иначе через полгода вы не вспомните, сколько роз ушло в брак, а сколько в букеты.
План на две недели: с чего начать без перестройки учёта
Полный переход на новый учёт с нуля ломает привычки, а ломать их в цветочном магазине дорого. Поэтому проще действовать короткими шагами.
Первые три дня. Заведите приходные накладные на каждую поставку, даже если их привозит один и тот же поставщик и всегда одинаковое количество. Одновременно поставьте пороги дозакупки на 10-15 позиций, которые продаются каждый день. К концу третьего дня у вас есть первая честная цифра остатка.
Дни с 4 по 7. Разберите позиции, по которым остаток нулевой или отрицательный, и посмотрите, не расходятся ли они с закупкой. Проверьте составы у пяти самых продаваемых букетов витрины: без состава склад не сойдётся.
Дни с 8 по 14. Запустите ежедневное списание в конце рабочего дня и заведите правило автозакупки на пару позиций, где заказ не хочется делать вручную. Через две недели у вас есть четыре цифры, которых раньше не было: остаток, стоимость остатка, продажи и списания.
Постепенно добавьте закупку напрямую с фермерами: чем шире круг поставщиков, тем меньше риск остаться без товара в пиковую дату. Как это выстроить, разобрано в материале про закупку у фермеров без посредников.
Что закрыто по тарифам
Учёт остатков: базовая возможность. Приёмка, склад, списание, пороги дозакупки и аналитика остатков доступны на любом тарифе, включая пробный период.
| Тариф | Цена в месяц | Что добавляется к учёту остатков |
|---|---|---|
| Базовый | 990 ₽ | Учёт остатков, приёмка, списание, пороги, аналитика склада |
| Стандарт | 1 690 ₽ | Своя витрина, покупка остатков со скидкой, сравнение цен поставщиков, правила автозакупки |
| Бизнес | 2 990 ₽ | Продвинутая аналитика: ABC-анализ, RFM-сегментация, прогноз спроса, точка безубыточности, персональный менеджер |
Стартовые цены действуют до 31 декабря 2026 года, плановые цены: 1 980, 3 380 и 5 980 ₽ в месяц. Подключившись до 31 декабря, вы фиксируете стартовую цену на 12 месяцев. Первые 14 дней платформа работает бесплатно и без привязки карты.
Сколько вообще стоит содержать цветочный магазин, мы разбирали отдельно, с полной калькуляцией расходов: цена цветочного магазина.
Остатки, витрина и каналы продаж: три вещи, которые кормят друг друга. Как продавать цветы в Max и Telegram, читайте в материале о витрине в Max и Telegram.
Попробовать платформу можно бесплатно: тарифы и условия, возможности для магазинов.